台風接近時は、すべての媒体へ長い案内を書くより、「営業するか」「予約はどうなるか」「いつ次の情報を出すか」を同じ内容で更新することが先です。
奄美の宿・店舗・体験事業では、ホームページ、Googleマップ、LINE、予約サイト、SNSへ情報が分散しやすいため、更新順と担当者を平常時に決めておく必要があります。
台風当日に考え始めるのではなく、休業・時間変更・予約変更の三つのテンプレートを先に用意しておくと、伝達漏れを減らせます。
こんな方に向けて書いています
台風時の営業案内や予約対応を、複数の媒体へ掲載している奄美の宿・店舗・観光事業者の方。
天候・警報・交通情報は必ず気象庁、航空会社、船会社、自治体などの最新情報をご確認ください。この記事は営業情報を整理するための運用例です。
最初に決めるのは「営業判断」と「次回更新時刻」
案内を出す前に、責任者が次の状態を決めます。
- 通常営業
- 営業時間を短縮
- 新規受付を停止
- 予約済みのお客さまだけ個別対応
- 臨時休業
- 判断保留
まだ判断できない場合も、「本日15時に次の情報を更新します」と時刻を明記します。「状況を見て判断します」だけでは、お客さまがいつ確認すればよいか分かりません。
どの媒体から更新する？
基本は、予約済みのお客さまへの個別連絡を最優先にし、その後、検索されやすい場所と予約経路を更新します。
優先 | 更新先 | 主な内容 |
|---|---|---|
1 | 予約済み客への電話・メール・LINE | 実施可否、変更、返金、次の連絡 |
2 | 予約システム・OTA | 新規受付停止、空き枠、キャンセル処理 |
3 | Googleビジネスプロフィール | 営業時間、臨時休業 |
4 | ホームページ | 全体案内、詳細条件、更新時刻 |
5 | LINE公式・SNS | 最新情報へのリンク、短い案内 |
SNSだけを更新しても、Google検索や予約サイトから来た人には届きません。逆に、ホームページだけでは、すでに予約している人が気づかない場合があります。
Googleマップは「特別営業時間」と「臨時休業」を使い分ける
Googleビジネスプロフィールでは、一時的に営業時間を変える日や6日以内の休業には特別営業時間を設定できます。7日を超える休業や期間未定の場合は、一時休業の設定が案内されています。
台風で1日休む場合は、通常営業時間そのものを書き換えるより、該当日の特別営業時間を設定する方が、翌日の戻し忘れを防ぎやすくなります。
営業時間だけでなく、ホームページや電話番号が最新かも確認します。Google側の反映には時間がかかる場合があるため、予約済み客への個別連絡の代わりにはしません。
ホームページには何を書く？
トップページの目立つ位置へ、短い案内を表示します。詳しい内容は別ページやお知らせへまとめても構いません。
- 対象日
- 営業・休業・時間変更
- 予約済み客への対応
- 電話・メールがつながる時間
- 次回更新予定時刻
例として、「7月○日は臨時休業します。予約済みのお客さまへ順次ご連絡しています。次の案内は本日15時に更新します」のように、結論を先にします。
「安全を考慮して」などの理由を長く説明するより、利用者が次に何をすればよいかを優先します。
予約済み客への連絡で確認すること
宿泊、体験、飲食、送迎などで必要な項目は異なりますが、次を一件ずつ確認します。
- 予約日時と人数
- 中止・延期・時間変更
- お客さまが島内か移動前か
- 航空便・船便の状況
- 返金または日程変更の条件
- 次に連絡する日時
電話で合意した場合も、変更後の内容をメールやLINEで送り、記録を残します。
予約枠を閉じ忘れない
営業を休止しても、OTAや自社予約ページの枠が開いたままだと、新しい予約が入る可能性があります。
次の場所を一覧にしておきます。
- 自社予約システム
- じゃらん・アソビュー等の予約サイト
- Google経由の予約リンク
- 電話・LINEの受付案内
- 外部パートナーが販売する枠
予約停止後に再開する担当者と時刻も決めます。閉じる作業より、戻し忘れの方が長く影響することがあります。
平常時に作る3つのテンプレート
テンプレート | 入れておく内容 |
|---|---|
判断保留 | 現在確認中、次回更新時刻 |
営業時間変更 | 対象日、新しい時間、予約対応 |
臨時休業 | 休業日、返金・変更、連絡先 |
媒体ごとに別の文章を作らず、元になる案内を一つ作り、Google、ホームページ、LINE向けに短く調整します。
台風通過後も更新する
休業案内を出した後は、営業再開、営業時間、道路や集合場所、設備の状況を確認します。
Googleの特別営業時間や一時休業、予約停止、ホームページのお知らせを元に戻します。「通常営業へ戻りました」という案内も、休業案内と同じ媒体へ出します。
まとめ
台風接近時は、予約済み客、予約枠、Google、ホームページ、LINE・SNSの順で、同じ営業判断を更新します。
結論、対象日、予約対応、次回更新時刻を短く伝え、通過後の再開作業まで担当者を決めてください。台風当日の文章力より、平常時に作った更新先一覧とテンプレートが役に立ちます。
